Hoe behandel je concrete aanvragen in je gemeente volgens het gedachtegoed van de Omgevingswet? Dat betekent, ruimte geven aan het initiatief en een integrale afweging van plannen. Maar ook een beslistermijn voor omgevingsvergunningaanvragen van acht weken. Het omgevingstafelproces is een oplossing voor deze uitdaging. Maar, het beginnen met de omgevingstafel is lastig. Het raakt namelijk alle onderdelen van je gemeentelijke organisatie. Daarom leggen we uit hoe je in zeven stappen de implementatie van de omgevingstafel organiseert. Begin bij het begin!
Stap 1: Maak een plan van aanpak
Maak een kort plan van aanpak. Schets de contouren van het proces en hoe deze het beste past in jullie organisatie. Probeer niet alle details uit te werken en te verzanden in eindeloos overleggen. Heb je je plan van aanpak af? Durf dan te beginnen met een casus en plan gedurende het proces evaluatiemomenten in. Zo kan je bijsturen en aanpassen waar nodig.
Stap 2: Maak één ingang voor álle aanvragen
Vaak komen initiatieven en aanvragen op verschillende plekken binnen in de organisatie. De kunst is om dit proces te kanaliseren. Bij een succesvol proces is het essentieel dat alle aanvragen op één plek binnenkomen. Maar in deze fase moet ook het kaf van het koren gescheiden worden. Eenvoudige aanvragen die bijvoorbeeld passen binnen de regels van het bestemmingsplan of omgevingsplan hoeven het omgevingstafelproces niet te doorlopen.
Beleidsmedewerkers die werken op het snijvlak van vergunningverlening en ruimtelijke ordening kunnen dit proces goed begeleiden. Ook is het zinvol om minimumeisen aan de aanvraag van het initiatief te stellen. Zo is er altijd voldoende informatie om het initiatief te beoordelen. Dit maakt het makkelijker om het initiatief te bespreken en laat ook zien dat de initiatiefnemer de planvorming serieus neemt.
Stap 3: Stel een planning op
Een haalbare en duidelijke planning vergroot de slagingskans. Bijvoorbeeld:
- Elke twee weken de intaketafel met beleidsadviseurs.
- Één keer in de maand de omgevingstafel met alle beleidsmedewerkers.
- Stem de data van de omgevingstafel ook af met de ketenpartners zoals de provincie, omgevingsdienst, waterschap en brandweer zodat zij ook kunnen deelnemen.
Door deze reserveringen verkort je doorlooptijd van initiatieven. Ze zijn zo minder afhankelijk van volle agenda’s.
Tip: Blijf weg van de inhoud aan de intaketafel!
De intaketafel is één van de eerste stappen van het omgevingstafelproces. Op ‘omgevingsvisieniveau’ beoordelen we of een initiatief wenselijk is of niet. De verleiding is groot om tijdens het gesprek aan de intaketafel de inhoudelijke aspecten van het initiatief te bespreken. Probeer dit te voorkomen. Dit gesprek is later in het proces passender. Houd het strategische niveau aan de intaketafel vast. Het is helpend om één vraag centraal te houden tijdens bespreking van het initiatief: ‘Zijn er zwaarwegende redenen om niet mee te werken aan het initiatief?’
Stap 4: Bereid collega’s voor op hun nieuwe rol
Het omgevingstafelproces vraagt om nieuwe rollen, vaardigheden en competenties van al je collega’s in de fysieke leefomgeving (uit het ruimtelijk en sociaal domein!).
Tijdens de omgevingstafel is het de bedoeling dat iedereen zijn mening geeft en zich vrij voelt om te spreken. Dit is niet voor iedereen een gemakkelijk opgave. Spreek hier met elkaar over. Het is namelijk niet erg als er dilemma’s tussen beleidsvelden of ketenpartners ontstaan. Door ze uit te spreken aan de omgevingstafel wordt de complexiteit van de afwegingen zichtbaar, ook voor de initiatiefnemer! Deze openheid zorgt voor nieuwe inzichten, begrip tussen partijen en de wil om te bewegen in standpunten.
Tip: benoem de nieuwe rollen!
Het omgevingstafelproces vraagt om nieuwe rollen zoals:
- Casemanager: gidst de initiatiefnemer in dit het proces. Hij vertegenwoordigt en begeleidt de initiatiefnemer aan de intaketafel en de omgevingstafel.
- Gespreksleider: leidt het gesprek aan de hand van een stevige gespreksleidraad.
- Beslisser: neemt aan het einde van het gesprek een besluit voor het vervolg. Deze rol is belangrijk. Het voorkomt een ‘Poolse landdag’.
Stap 5: Betrek college en raad
Bij college- en raadsleden kan bij de inrichting van het proces het gevoel ontstaan: ‘en wij dan?’ Kunnen wij nog iets van het initiatief vinden als de omgevingstafel is doorlopen? Betrek om deze reden het college en raad bij de ontwikkeling van dit proces. Ga het gesprek aan met bestuurders: wanneer wil je geïnformeerd worden? In welke fase moeten we dilemma’s bespreken op de collegetafel of tijdens de raadsvergadering?
Het doorlopen van het omgevingstafelproces kan overigens ook een goede voorbereiding zijn op de besluitvorming door het college of de raad. In het omgevingstafelproces bespreken en onderzoeken we alle belangen. Dilemma’s maken we helder en voors- en tegens werken we uit. Zo kan het college of de raad goed voorbereid een besluit nemen.
Stap 6: Maak een participatieplan
De belangen van omwonenden is een belangrijke afweging bij het mogelijk maken van initiatieven. Bepaal daarom in welke fase in het proces participatie plaatsvindt. Bespreek met elkaar en de initiatiefnemer in de intakefase aan welke vereisten de participatie moet voldoen en wanneer het plaatsvindt. Met name bij politiek-bestuurlijk gevoelige ontwikkelingen is dit belangrijk.
Stap 7: Begin!
De implementatie van de omgevingstafel is lastig. Het proces raakt bijna alle onderdelen van de gemeentelijke organisatie. Daar zit dan ook gelijk een valkuil: lange voorbereiding, uitgebreide ‘plannen van aanpak’ schrijven en eindeloos brainstormen. Daarom: begin gewoon! Ga morgen met de strategisch adviseurs om tafel, bespreek een binnengekomen initiatief en de eerste intaketafel is een feit.
Heb je vragen over de omgevingstafel? Loop je tegen een probleem aan of heb je een vraag? Neem contact op met onze expert Rosalie.
Tip: vraag hulp!
Vraag de eerste keren een externe gespreksbegeleider bij je omgevingstafel. Die houdt overzicht en kan helpen te voorkomen dat je de structuur uit het oog verliest. Zo krijg je alle collega’s mee in een gestructureerde werkwijze. Een goed begin van de omgevingstafel is hierin echt het halve werk.
